Bewirtungsbeleg

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Nachweis, der bei geschäftlichen Bewirtungen im Restaurant ausgestellt und ergänzt wird, um die Kosten steuerlich als Betriebsausgabe absetzen zu können.

Der Bewirtungsbeleg dient als Nachweis, dass das Essen tatsächlich durch die Geschäftstätigkeit entstanden ist und kein reines Privatvergnügen war. Man benötigt diesen Beleg, um die Bewirtungskosten später von der Steuer absetzen zu können.

Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten hängt davon ab, ob es sich um eine geschäftliche oder betriebliche Bewirtung handelt.

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind 30 % der Kosten nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, die den Gewinn nicht mindern dürfen. Die in der Bewirtungsrechnung enthaltene Umsatzsteuer ist jedoch in voller Höhe (100 %) als Vorsteuer absetzbar.

Damit der Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt wird, müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Name und Anschrift des Restaurants (auf der Rechnung)
• Vollständige Namen aller Teilnehmer (bewirtete Personen und Gastgeber)
• Konkreter Anlass der Bewirtung - "Geschäftsessen" allein reicht nicht!
• Höhe der Aufwendungen (Rechnungsbetrag inkl. Trinkgeld)
• Unterschrift des Bewirtenden

Die neuen Anforderungen umfassen:

• Elektronische Erstellung: Die Rechnung muss von einem elektronischen Kassensystem erstellt werden.
• TSE-Angaben: Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) müssen auf der Rechnung erscheinen.
• Transaktionsnummer: Die eindeutige Transaktionsnummer des Kassensystems.
• Seriennummer: Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Neben den reinen Bewirtungskosten können auch Nebenkosten wie Garderobe oder Trinkgeld steuerlich geltend gemacht werden.

Auch bei Bewirtungen im Ausland müssen die Anforderungen an Bewirtungsbelege eingehalten werden. Allerdings gibt es Erleichterungen:

• EU-Länder: In der Regel gelten ähnliche Anforderungen wie in Deutschland. Elektronische Belege sind Standard.
• Außerhalb der EU: Wenn im jeweiligen Land keine Pflicht zur Herausgabe maschinell erstellter Belege besteht, werden auch handschriftliche Rechnungen anerkannt.
• Nachweis erforderlich: Das Unternehmen muss belegen können, dass im betreffenden Land keine elektronische Belegpflicht existiert.

Die häufigsten Gründe, warum das Finanzamt den Steuerabzug ablehnt:

• Fehlende oder unvollständige Angaben: Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein.
• Schwammiger Bewirtungsgrund: "Geschäftsessen" oder "Besprechung" reicht nicht aus - der konkrete Anlass muss genannt werden.
• Fehlende Teilnehmernamen: Alle bewirteten Personen müssen namentlich genannt werden.
• Handschriftliche Quittung: Seit 2023 werden handschriftliche Belege nicht mehr akzeptiert (Ausnahme: Ausland ohne elektronische Belegpflicht).
• Fehlende Unterschrift: Der Bewirtende muss den Beleg unterschreiben.
• Nachträgliche Ergänzungen: Änderungen am Original-Beleg sind problematisch.

Die Art der Bewirtung bestimmt die steuerliche Behandlung:

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