Mitarbeiterbewirtung & Betriebsfeier
So setzen Sie die Kosten für Mitarbeiteressen und Betriebsfeiern steuerlich ab: Der 110-Euro-Freibetrag, Sachbezugswerte 2025 und alle wichtigen Regelungen im Überblick.
Inhaltsverzeichnis
Geschäftliche vs. betriebliche Bewirtung
Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten unterscheidet sich erheblich je nach Art der Bewirtung. Während bei geschäftlichen Bewirtungen mit externen Gästen nur 70% der Kosten absetzbar sind, können Sie bei der betrieblichen Bewirtung eigener Mitarbeiter die vollen 100% geltend machen.
| Merkmal | Geschäftliche Bewirtung | Betriebliche Bewirtung |
|---|---|---|
| Teilnehmer | Externe Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten | Nur eigene Mitarbeiter |
| Betriebsausgaben | 70% absetzbar | 100% absetzbar |
| Vorsteuer (MwSt.) | 100% absetzbar | 100% absetzbar |
| Bewirtungsbeleg | Strenge Formvorschriften | Vereinfachte Nachweispflichten |
Mitarbeiterbewirtung: 100% absetzbar
Bei der betrieblichen Bewirtung – also wenn ausschließlich eigene Mitarbeiter bewirtet werden – können Sie die Kosten zu 100% als Betriebsausgaben absetzen. Typische Anlässe sind:
- Arbeitsbesprechungen mit gemeinsamen Essen
- Teambuilding-Events
- Abteilungsmeetings mit Verpflegung
- Arbeitsessen während Überstunden
- Schulungen und Workshops mit Catering
Vorteil: Vereinfachte Nachweispflichten
Bei der betrieblichen Bewirtung gelten nicht die strengen Nachweisvorschriften mittels förmlichem Bewirtungsbeleg wie bei der geschäftlichen Bewirtung. Eine normale Rechnung mit Angabe des Anlasses genügt in der Regel.
Betriebsfeier: Der 110-Euro-Freibetrag
Für Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Jubiläumsfeiern gilt ein spezieller Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung.
Die wichtigsten Regeln zum 110-Euro-Freibetrag
- Bruttobetrag: Die 110 Euro sind inklusive Umsatzsteuer zu verstehen
- Pro Kopf: Der Betrag gilt je teilnehmendem Arbeitnehmer
- Maximal 2 Veranstaltungen: Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr
- Freibetrag, keine Freigrenze: Nur der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig
| Kosten pro Mitarbeiter | Steuerliche Behandlung |
|---|---|
| Bis 110 Euro | Vollständig steuerfrei |
| Über 110 Euro (z.B. 130 Euro) | 110 Euro steuerfrei, 20 Euro steuerpflichtig |
Mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr?
Führt Ihr Unternehmen mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr durch, können Sie als Arbeitgeber wählen, für welche beiden Veranstaltungen der Freibetrag angewendet werden soll. Die Zuwendungen der dritten und weiteren Veranstaltungen sind in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Pauschalversteuerung bei Überschreitung
Wird der Freibetrag überschritten, kann der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag mit 25% pauschal versteuern (plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). So bleibt der Betrag beim Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei und es entsteht keine individuelle Lohnsteuerpflicht.
Sachbezugswerte 2024 und 2025
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern regelmäßig Mahlzeiten zur Verfügung stellen (z.B. in der Kantine), werden diese mit den amtlichen Sachbezugswerten versteuert.
| Mahlzeit | 2024 | 2025 |
|---|---|---|
| Frühstück | 2,17 EUR | 2,30 EUR |
| Mittagessen | 4,13 EUR | 4,40 EUR |
| Abendessen | 4,13 EUR | 4,40 EUR |
| Vollverpflegung (pro Tag) | 10,43 EUR | 11,10 EUR |
Die 60-Euro-Grenze bei Mitarbeiterbewirtung
Bei einer üblichen Beköstigung im Rahmen einer betrieblichen Bewirtung (z.B. gemeinsames Arbeitsessen) gilt eine wichtige Grenze:
60 Euro pro Mitarbeiter
Bis zu diesem Betrag liegt bei einer üblichen Beköstigung kein geldwerter Vorteil vor. Die Bewirtung unterliegt damit nicht der Lohnsteuer.
Übersteigt der Wert der Bewirtung 60 Euro pro Mitarbeiter, ist der gesamte Betragals geldwerter Vorteil zu versteuern (keine Freigrenze, die nur den übersteigenden Betrag betrifft).
Begleitpersonen bei Betriebsfeiern
Dürfen Mitarbeiter ihre Partner oder andere Begleitpersonen zur Betriebsfeier mitbringen, gelten besondere Regeln:
Beispiel:
Bei einer Weihnachtsfeier entstehen Kosten von 180 Euro pro Person. Ein Mitarbeiter bringt seine Partnerin mit. Die Gesamtkosten für den Mitarbeiter betragen damit 360 Euro(2 × 180 Euro). Davon bleiben 110 Euro steuerfrei, die restlichen 250 Euro sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Tipp: Wenn Begleitpersonen eingeladen werden, sollten die Kosten pro Person entsprechend niedriger kalkuliert werden, um den Freibetrag nicht zu überschreiten.
Dokumentationspflichten
Obwohl bei der betrieblichen Bewirtung weniger strenge Formvorschriften gelten als bei der geschäftlichen Bewirtung, sollten Sie dennoch folgende Nachweise aufbewahren:
- Rechnung des Restaurants/Caterers mit allen steuerlich erforderlichen Angaben
- Anlass der Bewirtung (z.B. "Abteilungsmeeting Q4", "Teambuilding Marketing")
- Teilnehmerliste bei Betriebsveranstaltungen (für die Berechnung der Kosten pro Kopf)
- Kostenaufstellung bei Betriebsfeiern (alle Kostenpositionen)
Für Betriebsveranstaltungen zusätzlich:
- Einladung mit Datum und Art der Veranstaltung
- Gesamtkostenaufstellung (Essen, Getränke, Raum, Unterhaltung, etc.)
- Anzahl der Teilnehmer (inkl. Begleitpersonen)
- Berechnung der Kosten pro Kopf
Praxistipps
- Planen Sie Betriebsfeiern mit Kostenrahmen: Kalkulieren Sie vorab die erwarteten Kosten pro Teilnehmer, um den 110-Euro-Freibetrag nicht zu überschreiten.
- Begleitpersonen einkalkulieren: Wenn Partner eingeladen werden, verdoppeln sich die zugerechneten Kosten. Planen Sie entsprechend günstiger.
- Wählen Sie die günstigsten zwei Veranstaltungen: Bei mehr als zwei Betriebsfeiern pro Jahr können Sie bestimmen, für welche der Freibetrag gilt.
- Trennen Sie geschäftliche und betriebliche Anlässe: Laden Sie keine Kunden zur Betriebsfeier ein, da sonst nur 70% absetzbar sind.
- Dokumentieren Sie alle Kosten: Führen Sie eine detaillierte Kostenaufstellung für die Buchhaltung und mögliche Betriebsprüfungen.
- Nutzen Sie die Pauschalversteuerung: Bei Überschreitung des Freibetrags ist die 25%-Pauschalversteuerung oft günstiger als die individuelle Besteuerung.
Geplante Erhöhung auf 150 Euro gescheitert
Im Entwurf des Wachstumschancengesetzes war eine Erhöhung des Freibetrags von 110 Euro auf 150 Euro vorgesehen. Dieser Vorschlag hat es jedoch nicht in die endgültige Fassung des Gesetzes geschafft.
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